Gedragscode voor leveranciers

Gedragscode voor leveranciers

V A N T O E P A S S I N G O P D O L E I N T E R N A T I O N A L H O L D I N G S , I N C . E N A L H A A R G E L I E E R D E D O C H T E R O N D E R N E M I N G E N , H I E R
G E Z A M E N L I J K ” D O L E ” G E N O E M D .

Dole is een gezondheids- en welzijnsbedrijf op een reis van transformatie en duurzame groei die wordt gevoed door een inspirerend doel om een rechtvaardige wereld voor te staan. Een wereld waarin iedereen – ongeacht leeftijd, inkomen, locatie, ras of gender – toegang heeft tot gezonde voeding, maar waarin deze toegang niet ten koste gaat van de planeet. Geïnspireerd door de Japanse filosofie van ‘Sampo Yoshi’, hebben we ‘The Dole Promise’ geïntroduceerd, met 6 impactgebieden met betrekking tot mensen, planeet en welvaart.

Als integraal onderdeel van deze missie zet Dole zich in voor de verwezenlijking van de Duurzame ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals – SDG’s) van de Verenigde Naties (VN). Dole is niet alleen ondertekenaar van het Global Compact van de VN, maar zet zich ook in voor het respecteren van alle
mensenrechten zoals vastgelegd in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens (UVRM), evenals het Internationaal Verdrag inzake burgerrechten en politieke rechten (IVBPR), het Internationale Verdrag inzake economische, sociale en culturele rechten (ICESCR), en de kernverdragen van de Verklaring inzake
fundamentele beginselen en rechten op het werk van de Internationale Arbeidsorganisatie. Dole zet zich in voor het respecteren van de mensenrechten in overeenstemming met de VN-richtlijnen voor het bedrijfsleven en de mensenrechten (UN Guiding Principles on Business and Human Rights – UNGP’s) als
wereldwijde norm voor het beheren van risico’s en het proactief vermijden van negatieve gevolgen voor de mensenrechten die zouden kunnen voortvloeien uit haar bedrijfsactiviteiten en -activiteiten.

Dole streeft naar het hoogste ethische gedrag bij de behandeling van haar werknemers en in haar zakelijke transacties met consumenten, verkopers en klanten. Onze Gedragscode dient als leidraad voor het handelen van onze medewerkers, kantoren en directeuren op een wijze die in overeenstemming is met onze
gedeelde waarden. Deze Gedragscode voor leveranciers specificeert en ondersteunt de voortdurende implementatie door bepaalde niet-onderhandelbare minimumnormen vast te leggen en van onze leveranciers, hun werknemers, agenten en onderaannemers (gezamenlijk “Leveranciers”) te vragen deze te respecteren en na te leven bij het zakendoen met Dole. Onder leveranciers wordt verstaan iedereen die producten of diensten aan Dole levert.

Dole verwacht dan ook van haar leveranciers dat zij dezelfde gedragsnormen hanteren als wij van onze eigen medewerkers verlangen. Leveranciers zijn verantwoordelijk voor de naleving van deze Gedragscode tijdens al hun activiteiten en het is hun verantwoordelijkheid om hun werknemers, agenten en onderaannemers dienovereenkomstig op te leiden. Deze Gedragscode voor leveranciers is wereldwijd van toepassing. Wij waarderen de inspanningen van al onze leveranciers om ons te helpen bij onze doelstelling om onze goederen en diensten op een verantwoorde manier te verwerven en in onze hele toeleveringsketen door middel van engagement en voortdurende verbetering duurzame waarde te creëren.

Omdat wij denken dat dit slechts het begin van een reis is, zullen wij deze Gedragscode van tijd tot tijd bijwerken in ons streven om in de toekomst van “geen kwaad doen” te evolueren naar “goed doen”.

1. Onze belofte aan leveranciers
Het is ons doel is om met leveranciers samen te werken zodat zij kostenefficiënt producten en diensten voor Dole en onze klanten kunnen leveren en om blijk te geven van verantwoordelijk management van de
toeleveringsketen. Om op lange termijn door goede praktijken en voortdurende verbetering een positieve impact te bewerkstelligen, zal Dole streven naar langdurige relaties met leveranciers die zich inzetten voor duurzame ontwikkeling.

1.1 Normen voor zakelijk gedrag
Van Dole-medewerkers wordt verwacht dat zij bij de inkoop van goederen de leveranciers deelgenoot maken van het streven van het bedrijf naar hoge wettelijke, ethische en morele normen. Onze interne richtlijnen voor
inkoopactiviteiten bevatten gedragsnormen op het gebied van onder meer beleefdheidsvormen, belangenconflicten, corruptie, mededingingsrecht en vertrouwelijke informatie. Medewerkers van Dole worden aangemoedigd om voortdurend na te denken en te discussiëren over kwesties van ethisch gedrag.

1.2 Klachtenmechanismen
Vertegenwoordigers van de leveranciers mogen niet het slachtoffer worden van discriminatie of geconfronteerd worden met contractbeëindiging als vergelding voor het te goeder trouw uitoefenen van rechten, het indienen
van klachten, het deelnemen aan vakbondsactiviteiten of het melden van vermoedelijke wetsovertredingen. Dole biedt een onafhankelijk kanaal voor leveranciers om vragen en zorgen over onze bedrijfspraktijken aan de orde
te stellen via sustainable.sourcing@doleintl.com.

2 Onze verwachtingen van leveranciers
Dole zet zich in om te voldoen aan hoge sociale, milieu-, gezondheids- en veiligheidsnormen en wij verwachten van onze leveranciers dat zij hetzelfde doen, op basis van de beginselen van Global Compact van de Verenigde
Naties, de UN Guiding Principles on Business and Human Rights en de Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO).

2.1 Mensenrechten
Gezondheid en veiligheid op het werkLeveranciers moeten zorgen voor een gezonde en veilige werkplek ter voorkoming van ongevallen en letsel, voortvloeiend uit, verband houdend met of zich voordoend tijdens het werk of als gevolg van de activiteiten van de leverancier of het nalaten om de vereiste veiligheidsuitrusting en -procedures te verschaffen.

Arbeidsomstandigheden en veiligheid
Leveranciers moeten eerlijke en fatsoenlijke arbeidsomstandigheden garanderen en moeten er voorts voor zorgen dat alle nodige veiligheidsmaatregelen zijn getroffen om hun werknemers, contractanten die op hun locaties werkzaamheden verrichten, alsmede hun activa te beschermen, met name in conflictgebieden.

Gedwongen arbeid en moderne slavernij
Leveranciers mogen geen gebruik maken van arbeid die onvrijwillig wordt verricht onder bedreiging met sancties, met inbegrip van gedwongen overwerk, mensenhandel, schuldenslavernij, dwangarbeid in gevangenissen, slavernij of horigheid. Dwangarbeid kan bestaan uit misleiding, beperking van bewegingsvrijheid, isolement, fysiek of seksueel geweld, intimidatie en bedreiging, achterhouden van identiteitsdocumenten, achterhouden van loon, schuldenslavernij (met inbegrip van de betaling van wervingsgelden, onrechtmatige arbeids- of levensomstandigheden), of buitensporig overwerk. Leveranciers die arbeidsmigranten in dienst nemen, moeten ervoor zorgen dat migranten niet via frauduleuze wervingspraktijken worden aangenomen of wervingskosten betalen.

Kinderarbeid en jonge werknemers
In geen geval mag een leverancier kinderen in dienst hebben die jonger zijn dan 15 jaar of jonger dan de minimumleeftijd voor tewerkstelling of de leeftijd voor het voltooien van de leerplicht in het betrokken land, indien
die hoger is. Leveranciers moeten bij de indienstneming de leeftijd controleren. Wanneer jonge werknemers in dienst worden genomen, mogen zij geen gevaarlijke arbeid verrichten die geestelijk, lichamelijk, sociaal of moreel gevaarlijk of schadelijk is of hun opleiding belemmert.

Geen discriminatie, pesterijen of beledigend gedrag
Alle werknemers moeten met respect en waardigheid worden behandeld. Geen enkele werknemer mag het slachtoffer worden van fysieke, seksuele, psychologische of verbale intimidatie, misbruik of een andere vorm van
intimidatie. Er mag geen sprake zijn van discriminatie op het gebied van het arbeidsproces, met inbegrip van werving, beloning, promotie, disciplinaire maatregelen, ontslag of pensionering. Discriminatie op grond van ras,
etnische afstamming, leeftijd, rol, gender, genderidentiteit, huidskleur, godsdienst, land van herkomst, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, zwangerschap, hulpbehoevendheid, handicap, sociale klasse, vakbondslidmaatschap of politieke overtuiging moet worden voorkomen. Bijzondere aandacht moet uitgaan naar kwetsbare groepen, waaronder vrouwen, jongere werknemers, migranten en inheemse volkeren.

Lonen, voordelen, arbeidsvoorwaarden
De werknemers ontvangen ten minste het in de lokale industrie geldende tarief of, indien dat hoger is, het in de nationale wetgeving vastgestelde minimumloon, en komen in aanmerking voor regelingen op gebied van
sociale zekerheid overeenkomstig de nationale wettelijke normen. Als er in het land waar de onderneming actief is geen wettelijk minimumloon bestaat, impliceren billijke en fatsoenlijke overwegingen dat de leveranciers hun werknemers betalen met inachtneming van het algemene loonniveau in het land, de kosten van levensonderhoud, sociale uitkeringen en de relatieve levensstandaard.

Werktijden
Leveranciers moeten ervoor zorgen dat hun werknemers werken in overeenstemming met alle toepasselijke wetten en verplichte industrienormen met betrekking tot het aantal arbeidsuren, overuren en gewerkte dagen. In geval van strijdigheid tussen een wet en een verplichte industrienorm, moet de leverancier zich houden aan de norm die voorrang heeft volgens de wet van het land waar de werknemers tewerkgesteld zijn.

Vrijheid van vereniging en collectieve arbeidsovereenkomsten
Leveranciers dienen de rechten van werknemers om zich al dan niet aan te sluiten bij, zich te verenigen in, zich te organiseren in of deel te nemen aan collectieve arbeidsonderhandelingen op wettige en vreedzame wijze te
eerbiedigen, zonder sancties, intimidatie, discriminatie of inmenging.

Landrechten
De rechten en aanspraken op eigendom en land van het individu, de inheemse bevolking en de plaatselijke gemeenschappen, moeten worden geëerbiedigd. Alle onderhandelingen over eigendom of land, met inbegrip
van het gebruik en de overdracht ervan, moeten in overeenstemming zijn met de plaatselijke wetgeving en de beginselen van vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming, transparantie van contracten en openbaarmaking.

Lokale gemeenschappen
De rechten van plaatselijke gemeenschappen dienen te worden gerespecteerd. Leveranciers moeten gemeenschappen op een zinvolle en permanente basis bij hun activiteiten betrekken. Leveranciers dienen
gezonde en veilige leefomstandigheden te waarborgen en tegelijkertijd de ontwikkeling van de gemeenschap en het scheppen van werkgelegenheid te ondersteunen.

2.2 Verantwoordelijkheid voor het milieu
Naleving van milieuregelgeving
Leveranciers dienen de wettelijke milieuvoorschriften op alle niveaus (lokaal, nationaal en internationaal) te eerbiedigen en na te leven. Bij al hun activiteiten dienen zij te beschikken over alle vereiste milieuvergunningen
en -licenties, en een op het voorzorgsbeginsel gebaseerde aanpak van milieu-uitdagingen te ondersteunen.

Management van milieueffecten
Leveranciers moeten een systeem hanteren dat past bij de omvang en de omstandigheden van het bedrijf, om de milieuaspecten van hun activiteiten te beheren, met inbegrip van maatregelen om de milieueffecten te beoordelen, te beheersen en tot een minimum te beperken. Leveranciers dienen een passend beleid in te voeren om milieupraktijken in hun activiteiten te verankeren en binnen de organisatie bepaalde taken toe te wijzen aan medewerkers die verantwoordelijk zijn voor milieuthema’s. Leveranciers dienen tijdig actie te ondernemen om incidenten te voorkomen of te verhelpen en hun milieuprestaties voortdurend te verbeteren.

2.3 Bedrijfsintegriteit
Conformiteit met wetgeving
Alle wetten en voorschriften moeten worden nageleefd in de landen waar de leverancier actief is. Alle andere toepasselijke internationale wetten en voorschriften moeten worden nageleefd, met inbegrip van die welke
betrekking hebben op de internationale handel (zoals die betreffende sancties, uitvoercontroles en rapportageverplichtingen), gegevensbescherming en antitrust-/mededingingswetgeving. Wanneer de nationale wetten niet in overeenstemming zijn met de internationale wetten en normen, is de strengste norm van toepassing.

Omkoping en corruptie
Leveranciers mogen geen steekpenningen betalen of andere stimulansen bieden (met inbegrip van smeergeld, faciliterende betalingen, buitensporige geschenken en gastvrijheid, subsidies of donaties) in verband met hun zakelijke transacties met klanten en overheidsambtenaren. Van leveranciers wordt verwacht dat zij al hun zakelijke transacties op transparante wijze uitvoeren en dat deze transacties nauwkeurig in hun boeken en bescheiden worden vastgelegd. Leveranciers mogen geen derden inhuren om iets te doen wat zij zelf niet mogen doen, zoals steekpenningen betalen.

Belangenverstrengeling.
Alle belangenverstrengelingen bij zakelijke transacties met Dole waarvan de leverancier op de hoogte is, dienen aan Dole te worden gemeld, zodat Dole de gelegenheid heeft om passende maatregelen te nemen. Elk eigendomsbelang of economisch belang van een overheidsfunctionaris, vertegenwoordiger van een politieke partij of een Dole-werknemer in het bedrijf van een leverancier, dient aan Dole te worden gemeld voordat een zakelijke relatie wordt aangegaan.

Geschenken en gastvrijheid
Elk zakelijk vermaak of gastvrijheid die gesponsord wordt door leveranciersten gunste van werknemers of vertegenwoordigers van Dole dient redelijk van aard te zijn, uitsluitend bedoeld te zijn voor het onderhouden van goede zakelijke relaties en niet bedoeld te zijn om op enigerlei wijze invloed uit te oefenen op de beslissingen van Dole over de manier waarop Dole toekomstige zaken toekent. Geschenken mogen slechts sporadisch worden
gegeven en moeten altijd legitiem zijn en in overeenstemming met het bedrijfsbeleid.

Mededingingsrecht en vertrouwelijke informatie
Leveranciers dienen zich in hun relatie met Dole te houden aan alle toepasselijke antitrust- en mededingingswetgeving en in dit verband een nultolerantiebeleid ten aanzien van elke vorm van schending van dergelijke regels te hanteren. Leveranciers mogen niet proberen om in hun contractuele overeenkomsten met Dole voorwaarden op te nemen die in strijd zouden zijn met de mededingingswetgeving. Van leveranciers wordt
ook verwacht dat zij alle noodzakelijke voorzorgsmaatregelen nemen om te voorkomen dat commercieel gevoelige informatie over hun zakenrelatie met Dole openbaar wordt gemaakt aan derden en vice versa, tenzij dit
uitdrukkelijk door Dole is toegestaan.

Naleving van productregelgeving
Leveranciers dienen ervoor te zorgen dat alle producten en diensten volledig voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving en aan de specificaties en contractuele verplichtingen waartoe zij zich hebben verbonden

Implementatie

Dole behoudt zich het recht voor om te controleren of de leverancier zich aan de Gedragscode voor leveranciers houdt. Niettemin verwachten wij van leveranciers toezeggingen te goeder trouw om de beginselen van deze Gedragscode toe te passen, meetbare vooruitgang te rapporteren en inspanningen voor voortdurende
verbetering te leveren. In individuele gevallen zullen wij met de leveranciers samenwerken om eventueel geconstateerde problemen aan te pakken. Als er echter geen duidelijke toezegging is om negatieve effecten te voorkomen, te beperken en te verantwoorden, of als er een aanhoudend gebrek aan actie en verbetering
is, zullen wij beëindiging van het contract overwegen. Wij behouden ons het recht voor om in geval van wezenlijke schending van deze Gedragscode voor leveranciers contracten onmiddellijk te beëindigen. De duurzaamheidsprestaties van leveranciers zullen een belangrijke rol spelen in onze beslissing om een zakelijke relatie aan te gaan of te continueren.